รู้จักกับโปรแกรม Microsoft PowerPoint
          โปรแกรม Microsoft PowerPoint เป็นโปรแกรมนำเสนอข้อมูลที่ได้รับความนิยมอย่างแพร่หลายในปัจจุบัน เนื่องจากเป็นโปรแกรมที่ใช้งานง่าย และสามารถนำเสนอข้อมูลได้หลายรูปแบบ เช่น การนำเสนอผ่านข้อความ รูปภาพ แผนภูมิ ตาราง และไดอะแกรมต่างๆ นอกจากนี้ยังสามารถใส่เสียง คลิปวิดีโอ และเอฟเฟ็กต์การเคลื่อนไหวต่างๆ ประกอบงานนำเสนอได้อีกด้วย
        ซึ่งในปัจจุบันคอมพิวเตอร์เข้ามามีบทบาทในการสื่อสารเป็นอย่างมาก ส่งผลให้งานนำเสนอที่สร้างจากโปรแกรม Microsoft PowerPoint เป็นงานนำเสนอที่ได้รับการยอมรับในวงกว้าง และนิยมเผยแพร่งานนำเสนอในหลายช่องทาง เช่น การนำเสนอผ่านเครื่องคอมพิวเตอร์ การนำเสนอผ่านเครื่อข่ายอินเทอร์เน็ต และการนำเสนองานในรูปแบบของไฟล์วิดีโอ เป็นต้น

ความหมายของการนำเสนอข้อมูล
        การนำเสนอข้อมูลหมายถึงการสื่อสารเพื่อเสนอข้อมูลความรู้ความคิดเห็นหรือความต้องการไปสู่ผู้รับการนำเสนอข้อมูลโดยใช้เทคนิคหรือวิธีการต่างๆอันจะทำให้บรรลุผลสำเร็จตามจุดมุ่งหมายของการนำเสนอ

ความสำคัญของการนำเสนอข้อมูล
        ในประจุบันนี้การนำเสนอข้อมูลมามีบทบาทสำคัญในองค์กรทางธุรกิจทางการศึกษาหรือแม้แต่หน่วยงานของรัฐ และเอกชนทุกแห่งก็ต้องอาศัยวิธีการนำเสนอเพื่อสื่อสารข้อมูลเสนอความเห็นเสนอขออนุมัติหรือเสนอข้อสรุปผลการดำเนินงานต่างๆมีหน้าที่เกี่ยวกับการประชาสัมพันธ์การแนะนำเพื่อการเยี่ยมชมการฝึกอบรมการประชุมหรือผู้ที่เป็นหัวหน้างานทุกระดับจะต้องรู้จักวิธีการนำเสนอเพื่อนำไปใช้ให้เหมาะสมกับงานต่างๆ

วัตถุประสงค์ในการนำเสนอข้อมูล
        1. เพื่อให้ผู้รับการนำเสนอข้อมูลรับทราบความคิดเห็นเพื่อความต้องการ เช่น ในการประชุมคณะกรรมการต่างๆ ประธานในที่ประชุมจะต้องชี้แจงวาระการประชุมให้ที่ประชุมรับทราบ
        2. เพื่อให้ผู้รับการนำเสนอข้อมูลพิจารณาเรื่องใดเรื่องหนึ่งเช่นในการประชุมคณะกรรมการแต่ละครั้งคณะกรรมการแต่ละฝ่ายต่างๆ จะต้องชี้แจงข้อมูลหรือแสดงความคิดเห็นให้ที่ประชุมได้รับทราบเพื่อประกอบการพิจารณาวินิจฉัย หรือลงมติที่ประชุม
        3. เพื่อให้ผู้รับการนำเสนอได้รับความรู้จากข้อมูลที่นำเสนอเช่นในการฝึกอบรมหรือการสัมมนาวิทยากรหรือผู้เชี่ยวชาญจะต้องนำเสนอข้อมูลที่เป็นความรู้ และข้อเท็จจริงต่างๆ ให้แก่ฟูเข้าฝึกอบรม หรือใช้ในการบรรยายสรุปผลการดำเนินงานต่างๆเพื่อให้ผู้มาเยี่ยมชมกิจการหรือผู้บังคับบัญชาที่เดินมาตรวจเยี่ยมได้รับทราบ
        4. เพื่อเผยแพร่และประชาสัมพันธ์กิจกรรมของหน่วยงานหรือองค์กรให้แก่บุคคลทั่วไปได้รับทราบ

หลักการออกแบบการนำเสนอข้อมูล
        ในการนำเสนอข้อมูลหรือบรรยายแต่ราคาของผู้บรรยายหรือผู้นำเสนอจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องใส่ใจวิธีการนำเสนอภายใต้จำกัดรวมทั้งหาแนวทางที่จะช่วยให้ผู้ฟังรู้ในสิ่งที่พูดฉะนั้นการเข้าใจหลักการออกแบบและการใช้โปรแกรมสำนักงานเพื่อการนำเสนออย่างมีประสิทธิภาพจึงเป็นทักษะที่จำเป็นซึ่งมีหลักการออกแบบและการใช้โปรแกรมนำเสนอดังนี้
        1. การใส่เนื้อหาหรือภาพที่สำคัญ ไม่ควรใส่ไว้ติดขอบหน้าจนเกินไป ควรเผื่อริมขอบจอไว้เล็กน้อย
        2. การจัดเรียงลำดับเนื้อหา
             2.1 จัดทำตามลำดับของเนื้อหาหรือการบรรยายไม่สลับไปสลับมา
             2.2 เริ่มแรกด้วยการแสดงชื่อเรื่อง พร้อมชื่อของผู้นำเสนอ
             2.3 ต่อมาความเป็นเนื้อหาที่แสดงหัวข้อในการ นำเสนอ
             2.4 จากนั้นเป็นเนื้อหาที่เป็นส่วนของเนื้อหาที่เรียงลำดับจากหัวข้อที่กำหนด
             2.5 เพื่อป้องกันการสับสนขว้างใส่หัวข้อเรื่องทุกเนื้อหาและใส่เครื่องหมายลำดับเพื่อช่วยให้ผู้ฟังอ้างอิงได้
        3. การใช้ขนาดและสีของตัวอักษรและพื้นหลัง ควรเลือกใช้รูปแบบตัวอักษรที่เป็นมาตรฐานอ่านได้ง่ายและมีขนาดใหญ่ต่อการมองเห็นในระยะไกล ไม่เล็กจนเกินไป รวมทั้งเลือกสีพื้นหลัง และสีตัวอักษรที่ติดกัน เพื่อช่วยให้อ่านข้อความได้ง่าย หรือเพื่อนหลังที่ไม่มีลวดลายมากเกินไปจนทำให้ลายตา รักการออกแบบรูปแบบ ขนาดตัวอักษร และสี่ที่เหมาะสมดังนี้
             3.1 เลือกใช้รูปแบบตัวอักษรที่มีหัวเพื่อให้อ่านง่าย และไม่ควรใช้ตัวอักษรเกิน 2 แบบ
             3.2 ควรใช้ตัวอักษรขนาดใหญ่เพื่อให้มองเห็นได้ง่าย ด้วยส่วนของเนื้อหาภาษาไทยควรใช้ประมาณ 36 – 50 พอยต์ (Point) สำหรับส่วนของหัวเรื่องควรใช้ประมาณ 50 – 60 พอยต์ (Point)
             3.3 ควรใช้ตัวหนาหรือตัวขีดเส้นใต้ในการเน้นข้อความ หรือจะใส่เงาให้ตัวอักษร เหงาควรเข้มกว่าสีพื้น
             3.4 ไม่ควรใช้ตัวอักษรภาษาอังกฤษแบบตัวใหญ่ทั้งหมดเลย เพราะจะอ่านได้ยาก ยกเว้นคำสั้นๆ ที่ เป็นหัวเรื่องหรือต้องการเน้น
             3.5 ใช้พื้นหลังที่สีตัดกับตัวอักษร เช่น พื้นเมืองคือตัวอักษรสว่างหรือตัวอักษรสว่างพื้นมืด
             3.6 ขวัญชัยพื้นหลังสีเข้มกลับห้องที่มีผู้ฟังนั่งไม่เกิน 20 ฟุต หากไกลกว่านั้นขวัญใช้สีสว่าง
             3.7 หลีกเลี่ยงพื้นหลังที่ยากต่อการอ่าน เช่น เป็นภาพ ที่มีลวดลาย หรือมีสีเหมือนกับตัวอักษร
             3.8 ควรใช้รูปแบบตัวอักษร ขนาด รวมทั้งสีตัวอักษรและพื้นหลังแบบเดียวกันตลอดทุกสไลด์
        4. ควรจะบรรจุข้อความที่เป็นใจความสำคัญ ซึ่งสั้นและกะทัดรัด
        5. ควรจะแสดงหนึ่งประเด็นในแต่ละครั้ง เช่น หนึ่งหน้ามีหนึ่งประเด็น แต่หากต้องบรรจุไว้หลายประเด็น ในหนึ่งหน้า ขว้างแสดงผลทีละประเด็น เพื่อให้ผู้ฟังคงความสนใจกับสิ่งที่ผู้นำเสนอกำลังพูด
        6. ไม่ควรใช้การแสดงผลพิเศษ (Effect) ที่มากเกินไป เพราะจะทำให้ดูไม่น่าเชื่อถือและน่ารำคาญ

การใช้มัลติมีเดีย
        สื่อมันติมีเดีย (Multimedia) คือการใช้คอมพิวเตอร์ร่วมกับโปรแกรมซอฟต์แวร์ในการสื่อความหมายโดยการผสมผสานสื่อหลายชนิดเช่นข้อความห้ามกราฟิก (Graphic) ภาพเคลื่อนไหว(Animation) เสียง (Sound) และวีดีโอ (Video) เป็นต้น สื่อต่างๆ ที่นำมารวมไว้ในสื่อมันติมีเดีย จะช่วยให้เกิดความรักหลายในการใช้คอมพิวเตอร์อันเป็นเทคโนโลยีในแนวทางใหม่ ที่ทำให้การใช้คอมพิวเตอร์น่าสนใจและเราความสนใจ เพิ่มความสนุกสนานในการเรียนมากยิ่งขึ้น

การเตรียมงานก่อนการนำเสนอ
        การเขียนสตอรี่บอร์ดเป็นขั้นตอนการเตรียมการนำเสนอข้อความ ภาพ รวมทั้งสื่อในรูปของมันติมีเดียต่างๆ ลงในกระดาษเพื่อให้การนำเสนอข้อความและสื่อใน ในรูปแบบต่างๆเหล่านี้เป็นอย่างเหมาะสมบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ต่อไป ขณะที่พังงานำเสนอลำดับและขั้นตอนการตัดสินใจ สตอรี่บอร์ดนำเสนอเนื้อหาและลักษณะของการนำเสนอขั้นตอนการสร้าง สตอรี่บอร์ดรวมไปถึงการเขียนสคริปต์ (ซึ่งสคริปต์ในที่นี้ คือ เนื้อหา) ที่ผู้ใช้จะได้เห็นบนหน้าจอ ซึ่งได้แก่ เนื้อหา ข้อมูล คำถาม ผลป้อนกลับ คำแนะนำ คำชี้แจง ข้อความเรียกความสนใจ ภาพนิ่ง และภาพเคลื่อนไหว ฯลฯ
        Storyboard คือ การสร้างภาพให้เห็นลำดับขั้นตอนตามเนื้อหาที่ต้องการ โดยเฉพาะการสร้างภาพเคลื่อนไหว
        รายละเอียดชื่อควรมีใน Storyboard ได้แก่ คำอธิบายแต่ละสื่อที่ใช่ (ข้อความ รูปภาพ ภาพเคลื่อนไหว เสียง วิดีโอ)